Golfboxkerfið var sett í loftið á Íslandi á vormánuðum 2020. Arnar Eldon Geirsson, kerfis – og skrifstofustjóri GSÍ, hefur leitt innleiðingarferlið ásamt tölvunefnd GSÍ. Arnar hefur haft í nógu að snúast en hann segir í samtali við golf.is að heilt yfir hafi innleiðingin gengið framar vonum.

Fyrsta spurningin til Arnars var einfaldlega; hvers vegna var ákveðið að fara í nýtt kerfi og afhverju varð Golfbox fyrir valinu?

Upplýsingatæknimálin hafa verið ofarlega í umræðunni innan golfhreyfingarinnar árum saman. Tölvunefnd Golfsambands Íslands lagði fram tillögu í byrjun ársins 2019 þess efnis að GSÍ tæki í notkun hugbúnaðarkerfið Golfbox. Tillagan var lögð fram eftir fjögurra ára rannsóknarferli, sem að kom fjöldi sérfræðinga, var það niðurstaða stjórnar golfsambandsins að hætta þróun eigin kerfis og taka þess í stað upp alþjóðlega og leiðandi hugbúnaðarlausn sem notuð hefur verið af milljónum kylfinga og tugum golfsambanda undanfarin ár. Gamla útgáfan af mótahluta og þjónustusvæði fyrir kylfinga, mitt.golf.is, hefur staðið fyrir sínu allt frá árinu 2001. Á þeim tíma var útbúin sérlausn fyrir okkar markað hér á Íslandi af Idega. Við vorum langt á undan öðrum golfsamböndum í þessari þróun og náðum að þjóna okkar golfklúbbum vel. Idega á mikið hrós skilið fyrir samstarfið undanfarna áratugi.“ 

Arnar segir að kröfurnar frá notendum og klúbbum hafi verið mun meiri en gamla kerfið bauð upp á. 

„Má þar nefna fleiri lausnir varðandi mótahald, texasmót, holukeppni, og aukna möguleika varðandi rástímaskráningu. Nýtt forgafarkerfi var einnig í burðarliðnum og það hefði tekið tíma að aðlaga gamla kerfið okkar að því. Það voru því tvær leiðir í boði, að þróa okkar kerfi og aðlaga frá grunni, eða kaupa tilbúna lausn. Golfsambandið er ekki hugbúnaðarfyrirtæki og það hefði tekið tíma og mikið fjármagn að aðlaga gamla kerfið að þeim óskum sem golfhreyfingin var að óska eftir.“

Arnar segir að Golfbox hafði verið til skoðunar hjá GSÍ í nokkur ár en verðmiðinn á þeirra lausnum hafi verið mjög hár. 

„Síðan gerðist það að Golfbox var keypt af áströlsku fyrirtæki og í kjölfarið fóru öll verð hjá þeim niður. Landslagið breyttist mikið á stuttum tíma. Gagnagrunnurinn í gamla kerfinu stóðst ekki þær kröfur sem gerðar eru í dag. Það hefði þurft að skipta honum öllum út, mótakerfið í Golfbox var mun betra. Tölvunefndin taldi það ekki góðan kost að reyna að setja saman nokkur kerfi til að búa til heildræna lausn. Golfbox er í raun eina kerfið sem býður upp á heildarlausn fyrir forgjafar- og rástímakerfi, mótakerfi, félagatal og það sem snýr að þeirri þjónustu sem kylfingarnir vilja fá. Kostnaður við Golfboxið er álíka og hefur verið undanfarin ár í rekstri gamla kerfisins. Með GolfBox kerfinu fengum við að auki þó nokkrar viðbætur sem hefði kostað golfhreyfinguna töluvert ef bæta hefði átt við gamla kerfið. FarsímaApp, WHS, nýtt mótakerfi ásamt ótal nýjum möguleikum í utanumhaldi klúbbsins eru meðal nýjunga sem hafa komið með GolfBox.“ 

Voru aðrir möguleikar í stöðunni?

„Eins og áður segir voru aðrir möguleikar skoðaðir og þá sérstaklega hjá Norðurlandaþjóðunum. Svíar eru með sitt eigið félagakerfi, þeir nota síðan ýmsa hluta úr Golfbox og tengja þessi kerfi saman. Að mati tölvunefndar var það ekki sú lausn sem vænlegast væri að fara.“ 

Hvernig hefur reynslan verið af Golfbox það sem af er árinu?

„Bakendinn fyrir þá sem eru að setja upp golfmót eða rástíma hefur virkað mjög vel. Notendaviðmótið sem snýr að kylfingunum sjálfu er enn í þróun og vinnslu.

Kylfingar munu taka eftir því að útlitið mun breytast mikið á næstu mánuðum.

Nýtt viðmót á vef og appi er í vinnslu hjá Golfbox fyrir hinn almenna kylfinga samkvæmt okkar bestu heimildum.

GolfBox hefur verið í vandræðum í sumar með núverandi app og má segja að það hafi valdið okkur hvað mestum vonbrigðum. Það er ekki notendavænt og margar aðgerðir ekki að virka sem skildi.

GolfBox hefur tilkynnt að þar verði breytingar á og ættu þá allar aðgerðir í nýju viðmóti að vera betri.

Golfbox hefur frá árinu 2003 rekið og þróað hugbúnaðarkerfi fyrir golfklúbba, golfsambönd og mótshaldara. Kerfið hefur verið í notkun í tugum landa með góðum árangri og er leiðandi lausn á markaði  Kerfið býr yfir fullkomnu mótakerfi, nýju forgjafarkerfi (WHS), rástímakerfi og ýmsum öðrum möguleikum sem styðja við starfsemi golfklúbba.“ 

Tekur tíma að aðlagast nýjum hlutum 

Innleiðingarferlið hér á Íslandi hefur staðið yfir frá því í vor. Arnar er ánægður með framlag og vinnu þeirra sem standa vaktina hjá golfklúbbum landsins á þessu sviði. 

„Ég vil hrósa golfklúbbunum á landinu fyrir þeirra vinnu í þessu innleiðingarferli. Það tekur alltaf tíma að aðlagast nýjum hlutum en heilt yfir þá tel ég að klúbbarnir hafi gert sitt besta til að vera klárir þegar nýja kerfið var sett í loftið. Vissulega voru sumir sem unnu  heimavinnuna betur en aðrir – en svona heilt yfir þá gekk þetta mjög vel. Mótastjórinn í Golfbox gefur golfklúbbum landsins mun meiri möguleika en áður. Golfbox þurfti að aðlaga okkar kerfi að íslenskum aðstæðum varðandi mótahlutann. Það virðist vera séríslenskt hefð að keppendur í golfmótum geti skráð sig í rástíma með öðrum í golfmót. Venjan hjá flestum öðrum er að keppendur skrá sig í golfmót og fá síðan úthlutað rástíma. Það tók tíma fyrir Golfbox að útbúa slíka lausn fyrir íslenska markaðinn og er hún ennþá í vinnslu. 

Samskiptakerfið í Golfbox hefur einnig reynst vel fyrir golfklúbba að hafa samskipti við félagsmenn með ýmsum hætti. Hægt er að senda skilaboð á félagsmenn beint úr kerfinu. Sett inn fréttir, búið til ýmsa hópa, stillt af rástímabókun með allskonar útfærslum. Stjórnendur golfklúbba geta flokkað klúbbfélagana niður, tekið út ýmsa tölfræði, skýrslur og ýmislegt annað sem kemur að góðum notum í innra starfi klúbbana.

Rástímabókunin er mjög öflug í Golfbox. Það er hægt að láta kylfinga greiða strax vallargjaldið við bókun, það er hægt að bóka golfbíl með svo dæmi sé tekið. Rástímaskráningin er að mínu mati raunhæfari í dag en áður. Það er minna af „draugaskráningum“ sem „blokka“ rástíma og mæta ekki á teig. Golfbox býður upp á ýmsar lausnir fyrir golfklúbbana hvað þetta varðar, að staðfesta rástíma við komu á völlinn, og allt þetta gerir það að verkum að nýtingin á vellinum verður betri og hámarkast.“

Rétt ákvörðun að fara í Golfbox 

Arnar hefur mikla reynslu af upplýsingatæknimálum GSÍ en hann hefur starfað við þessi mál hjá golfsambandinu í fjölmörg ár. Að hans mati var ákvörðunin sem tekin var af stjórn GSÍ hárrétt.

„Að mínu mati var þetta hárrétt ákvörðun, vel upplýst og kynnt öllum vel á formannafundi og golfþingi. Þessi ákvörðun var því ekki gerð í flýti. Eins og áður segir hefur innleiðingin gengið vel að mínu mati. Það er ekki til hið fullkomna kerfi, líkt og það er ekki til lyf sem er ekki með aukaverkanir. Boðleiðirnar eru aðeins lengri en áður eftir þessa breytingu. Ef eitthvað fer úrskeiðis þá höfum við samband við þjónustuver sem er í Danmörku. Í raun og veru er staðan þannig að ef það verða þjónustutruflanir á Golfbox hér á landi, þá er staðan sú sama í allri Evrópu. Hjá Golfbox er einnig mikið álag á starfsmönnum. Þar á bæ eru menn að smíða forgjafar kerfislausn á heimsvísu, það tekur sinn tíma, og Covid-19 ástandið á heimsvísu hefur einnig haft þau áhrif að hlutirnir hafa tekið lengri tíma en áætlað var,“ segir Arnar Eldon Geirsson. 

Hvað segja notendur hjá golfklúbbum landsins?

Guðný Sigurðardóttir hjá Golfklúbbi Bíldudals

„Fyrir lítinn klúbb eins og GBB þá er Golfbox innleiðingin mikil breyting. Við gerðum því miður þau mistök að senda ekki fulltrúa frá klúbbnum á námskeið sem GSÍ bauð upp á í vetur. Við vorum því ekki nógu vel undir þetta búinn. Arnar Geirsson, kerfisstjóri hjá GSÍ, aðstoðaði okkur með ýmsa hluti í upphafi tímabilsins. Hann stofnaði klúbbinn í kerfinu og setti upp það sem nauðsynlegt var. Kristín María Þorsteinsdóttir, mótastjóri GSÍ, hefur síðan verið okkur til aðstoðar með ýmsum hætti. Sent okkur upplýsingar og leitt okkur áfram. Þessi aðstoð hefur hjálpað okkur mikið,“ segi Guðný Sigurðardóttir hjá Golfklúbbi Bíldudals. 

Guðný hefur töluverða reynslu af því að vinna í gamla mótakerfinu og segir hún að jákvæðar nýungar í Golfbox hafi sparað mikla vinnu. 

„Mótanefnd klúbbsins gekk vel að setja upp mótaskrá sumarsins. Í kerfinu eru jákvæðar nýungar í boði – eins og fyrir kvöldmótaraðirnar. Í Golfbox er hægt að tengja mótaraðirnar saman, afrita mót og ýmislegt annað sem er mjög vinnusparandi.“

Guðný segir að klúbbar á Vestfjörðum reyni að miðla sinni reynslu sín á milli og aðstoða eftir því sem við á. „Vestfirska Sjávarútvegsmótaröðin hófst nýverið. Það er stærsta verkefnið hér á svæðinu í sumar. Ísafjörður, Patreksfjörður og Bíldudalur hafa reynt að hjálpast að við það verkefni eins og kostur er. Það er jákvætt.“

Nokkrir hnökrar hafa verið hjá notendum að sögn Guðnýjar. „Við fáum ýmsar ábendingar frá kylfingum. Varðandi ýmis mál. Það væri betra að geta séð niðurstöður móta bæði i höggum og punktum. Við erum að prófa okkur áfram með rafræna skráningu á vellinum á meðan mótin fara fram. Það verður næsta stig í innleiðingunni hjá okkur. Kylfingar eru ánægðir með þann möguleika að geta skráð skor úti á velli. Punktarnir sjást á skorkortinu og samtala á skori og punktum er reiknuð samtímis.“

Golfbox Appið hefur skapað ýmis vandræði að sögn Guðnýjar. „ Golfbox kerfið virkar fínt í tölvunni en kylfingum gengur misvel með að nota Appið. Það virðist helst tengjast því að ekki hafi verið rétt farið af stað í upphafi.

En með góðri samvinnu þá höfum við aðstoðað hvert annað. Endurstilla lykilorð og annað sem þarf til að notendur verði færir í flestan sjó. Mín upplifun af Appinu er góð, það hefur gengið vel að bóka rástíma og skrá mig í mót hjá öðrum klúbbum í gegnum Appið.“

Guðný segir að það verði spennandi að sjá vinnusparnaðinn þegar notendur verði enn leiknari í því að nota Golfbox tæknina. 

 „Kerfið býður uppá lausnir sem spara mikla vinnu fyrir mótanefnd og starfsfólk golfklúbba. Kylfingarnir bera sjálfir meiri ábyrgð og eru ekki eins háðir þjónustu frá öðrum – sem er jákvætt. Rekstrartruflanir á kerfinu hafa að sjálfsögðu neikvæð áhrif á upplifun kylfinga og vonandi verður sem minnst af slíkum truflunum,“ sagði Guðný að lokum.  

Hlynur Geir Hjartarson hjá Golfklúbbi Selfoss

„Mótahlutinn fær bestu meðmæli frá okkur hér á Selfossi. Möguleikarnir sem kerfið býður upp á gerir það að verkum að hægt er að miðla upplýsingum með fjölbreyttum hætti. Við bíðum t.d. spennt eftir meistaramótinu okkar þar sem hægt verður að birta skor úr öllum ráshópum á skjá í golfskálanum jafnóðum og þau eru slegin inn í snjallsímana úti á vellinum. 

Það verður mikil breyting og stemningin í skálanum verður án efa enn skemmtilegri og upplifun að fylgjast með gangi mála í „beinni“ úti á vellinum,“ segir Hlynur Geir Hjartarson framkvæmdastjóri Golfklúbbs Selfoss þegar hann var inntur eftir helstu kostum nýja tölvukerfisins Golfbox. 

Félagsmenn í GOS eru rétt um 500 og segir Hlynur að það taki tíma fyrir alla aðila að ná tökum á nýju tölvukerfi. 

„Appið gæti verið betra og það þarf að laga – það er ekki nógu gott. Notendaviðmótið í tölvu og síma gæti líka verið betra en það verður lagað á næstu mánuðum. Heilt yfir er kerfið gott og fyrir okkur sem eru að nota það daglega þá er nýja kerfið mun öflugra en það sem við notuðum áður. Hægt er að stilla rástímaskráningu með fjölbreyttum hætti, og í mótahlutanum er hægt að setja upp allskonar mót, þar á meðal Texas Scramble, sem var ekki hægt áður. Skorskráning hjá keppendum í mótum úti á velli gerir það að verkum að uppgjör móta verður einfaldara, kylfingarnir sjá um að slá inn skorið, og upplýsingarnar eru því til staðar þegar mótið er gert upp. Við hér á Selfossi erum ánægð með breytinguna og hlökkum til að læra enn betur á nýja kerfið og bæta þjónustuna við okkar félagsmenn og gesti,“ segir Hlynur Geir Hjartarson. 

Ólafur Þór Ágústsson hjá Golfklúbbnum Keili 

„Þegar fram í sækir þá held ég að Golfbox verði mikið gæfuspor fyrir golfhreyfinguna,“ segir Ólafur Þór Ágústsson framkvæmdastjóri Golfklúbbsins Keilis. Ólafur og starfsfólk hans hafa á undanförnum mánuðum staðið í ströngu að læra á nýja tölvukerfið og miðla upplýsingum til félagsmanna og viðskiptavina Keilis. 

Keilir er fjórði fjölmennasti golfklúbbur landsins með um 1300 félagsmenn og segir ÓIafur Þór að yfirfærslan í nýtt tölvukerfi á þessu ári hafi verið áskorun fyrir alla í Golfklúbbnum Keili. 

„Það má ekki gleyma því að við erum öll að læra á nýtt kerfi, starfsfólkið, sem og notendur. Vissulega hafa komið upp hnökrar í kerfinu. Stundum hefur það verið okkur að kenna og þá höfum við reynt að lagfæra það eins fljótt og hægt er. Fyrir notendur þá er Golfbox enn sem komið er ekki með allra besta notendaviðmótið. Við vitum að það stendur til að lagfæra ýmislegt í þeim efnum á næstu mánuðum. Ég finn að notendur hér í Keili eru að ná betri tökum á þessu nýja kerfi og það tekur tíma fyrir alla að læra á nýtt kerfi.“

Mótahluti Golfbox er að mati Ólafs Þórs mjög góður – þar sem að möguleikarnir eru mun fleiri en í gamla mótakerfinu. 

„Við eru að vinna í Golfbox kerfinu alla daga og mótahlutinn er að mínu mati mjög góður. Möguleikarnir sem kerfið býður upp á eru mjög margir og nú rétt fyrir meistaramótið finnum við að kerfið kemur að góðum notum fyrir slíkt mót þar sem að keppt er í mörgum flokkum.“  

Kerfið gerir okkur auðveldara að vera í samskiptum við klúbbfélaga og það eru ýmsar leiðir til þess að hafa samband í gegnum kerfið. Það er mikil framför að mínu mati.“

Það sem mætti lagfæra er að gera notendaviðmótið einfaldara og skilvirkara. Boðleiðirnar eru of margar, það þarf að gera fjóra hluti til að skrá í rástíma, svo eitthvað sé nefnt. Ég veit að það stendur til að lagfæra ýmislegt á næstu mánuðum og það verður spennandi að sjá hvernig það kemur út,“ segir Ólafur Þór Ágústsson framkvæmdastjóri Keilis.